定期報告業務の効率化は、これから必須になる！？
建築関係の仕事で定期的にリピートする仕事は意外に少ないものです。
設計や工事などは、たとえ同じ物件であっても内容が異なるので、新規と同じように作業工程がかかります。
会社規模の大小にかかわらず、常に新規案件を受注し続ければならない業態は、経営的にも良いとはいえません。
定期報告業務の場合、一度その物件について受注すると、毎年または3年毎とリピートする割合が非常に高い仕事です。こういった点検業務は、年間を通してある程度数をこなすことが必要ではありますが、安定的に売り上げをたてることができ、見通しもたてやすいという魅力があります。
さらに毎年定期報告の案件数が増えてくれば、そこから派生する仕事の受注にもつながります。
物件が増えてくると起きる「困った」こと
しかし、定期報告業務を請け負う物件数が増えてくると、困った状況が起きてきます。
年間の定期報告の物件数が少ないうちは、それほど気にならなかった作業が、物件数が増えてくると非効率で、時間を取られるようになってきます。
その中でも、法改正に伴う報告様式の変更によるデータ移行、特定行政庁ごとの変更内容の確認作業など、件数が多くなってくればくるほど対応しなければならないことも格段に増えます。
不幸にも各地で建物事故が発生してしまうと、行政もそれに対応すべく法改正を実施し、内容がより厳格化されてきました。ここ１０数年ほどの間でも大きな改正が３回ほどあり、また部分的な改正も含めるとさらに多くなります。
実際の定期報告を行う資格者や会社の業務レベルで見ると、改正の度に報告様式の変更が行われることで、毎年のようにデータを新様式に入力しなおさなければなりません。
物件数が少なかったうちは、建物ごとにある程度把握できていたものが、どんどん把握できなくなってきます。資格者個人の能力や労力だけに頼っていては、間違いやミスも増えてしまいます。
物件数が増えてきた時こそ、適切なデータ管理
過去の調査内容や報告データを活用することはもちろん、建物ごとの図面データ、文書ファイル、お客様との打合せ内容なども含め、適切に管理することが、次回の定期報告をスムーズに進めてくれます。
建物はずっと同じ状況ではありません。所有者・管理者が代ることはよくあることですし、前回の指摘内容が改善されている場合もあります。
こういった内容を、一元管理することで常に最新情報として保存し、定期報告が必要な年度に、最新様式にすぐに反映させることができれば、業務の効率が大きく上がります。
また、複数人で作業を分担する場合に、一元管理された物件データを共有することができれば、スムーズに引継ぎが行えます。
現場と事務作業が”分断”されているという非効率
データ管理の効率化と同じく、現場作業と報告書作成の事務作業を効率よくつなげることも重要です。
通常のやり方では、現場での調査・検査作業と報告書作成は切り離されています。現場で手書きで記入した指摘内容や撮影した写真を、事務所に帰ってから整理して報告書を仕上げていきます。
しかし、複数の調査が重なってきて書類作成までに時間が空いてしまうと、どうしても忘れていってしまいます。現場での写真の取り忘れや、チェック項目の漏れなど・・・報告書を作成する段階になって気づくこと、判断を迷うことが結構あります。できる限り現場にいるその時に、チェック項目を確認しながら判断し、写真と紐づけておけば、報告書作成時に迷うことはありません。
どうしたらそういった効率化を実現できるのか・・・
定期報告業務に最適なソフトがなかった
定期報告業務は、まだまだ一般の方に馴染みのないニッチな業務かもしれません。また各特定行政庁によって報告様式の微妙な違いや、報告書類のまとめ方などの運用面での差があり、なかなかすべてを網羅するのは簡単なことではありません。それゆえ、いままで定期報告に特化したシステムや定期報告にマッチしたソフトがありませんでした。
物件数が増えてくると「適切なデータ管理」と「現場作業と報告書作成の労力を減らす」ことが重要になってくることはわかりました。
しかし、社内で作ったエクセルを使ったデータ管理では、効率化にも限界があります。かと言って、一般的な管理ソフトを定期報告業務にあてはめようとしても、逆に使いづらく余計に手間がかかる可能性があります。
そこで、ニッチな業務にもかかわらず、実務者目線で必要な機能を持たせた、定期報告業務に特化したソフトが開発されました。
物件データのマスタ管理と簡単報告書出力
所有者・管理者が変更になっても、マスタデータを打ち換えるだけで報告様式に反映されます。顧客から提供された図面データや文書ファイルを物件に紐づけて管理することができます。
継続的な依頼には、過年度データを今年度に引き継いで、効率よく作業を開始できる上、法改正等で報告書様式に変更があった場合にも、保守プランでは最新様式へ更新されます。もちろん、各特定行政庁の書式に対応しています。
現場作業と報告書作成をフラットにつなぐ
現場調査では、タブレットに図面を取り込んで、現場で調査項目をチェックしていくことができます。指摘箇所はタブレットのカメラで撮影し保存。取り込んだ図面に位置を記録していきます。
調査箇所ごとに写真を管理できるので、あとで取捨選択して「関係写真」を簡単に作成できます。図面に指摘箇所を入力していけるので、現場で入力しておけば、あとで別のソフトで入力しなおす必要もありません。現場で入力した内容を最終調整して出力すると出来上がりです。
また、建築設備検査の「測定表」にも対応しており、自動計算して計算結果を反映してくれます。
その他にも、定期報告の実務者にとって、かゆいところに手が届く機能が備わっています。
これから拡大する定期報告業務で、強力な武器となるソフト
１０年前と比べ、定期報告業務に参入する会社や個人事業主の方が随分と増えました。行政にとっても既存建物対策は重要な位置づけになり、今後ますます重要性が増していくでしょう。
新型コロナウイルスの拡大で、社会の生活様式や仕事の仕方にも大きな変化が生まれています。継続的な安定した仕事への需要が大きくなり、競争が激しくなることが予想されます。また、コンプライアンス意識の高まりもあり、点検業務などの仕事は無くなることはありません。
そうなってくると、他社と差をつけるためにも、効率化を図る必要に迫られてきます。
定期報告業務に特化したソフト『PM_定期』
「デジタル化してなんとなく効率化できたのかな～」といったよくある綺麗にまとまったソフトではありません。
定期報告業務に携わる実務者が求める機能を組み込み、実務者がリアルに現場で使えるもの、実務者から生の声を聞きシステムに反映させています。だからこそ本当の意味で効率化できるのです。
約40年の受託開発経験のある「株式会社プロデュースメディア」は、常に現場で本当に使えるものを作ってきました。すでに建築関係では、建物移転補償調査、空き家調査、工損調査など、建物調査に関わるいくつものシステムを開発しています。
もちろん定期調査システム『PM_定期』は、特定建築物・建築設備・防火設備の３種類に対応しています。
考えてみてください。もし今の定期報告業務の作業が、大幅に効率化できたとしたら・・・。
当然利益率が上がりますし、他社との競争になっても、他社に負けない金額を提示でき、案件受注数を伸ばすことにつながります。さらには生み出された時間で、新規案件の受注に力を入れれますし、既存客へのフォローや対応もできるようになります。
これからのストック時代。既存建物の対策がますます重要になってくる中で、定期報告業務を効率よく進め事業の中核となるように、強力な武器を手に入れてください。
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